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Öffentl. Stellenausschreibung MA zentraler Dokumenteneingang / Poststelle (m/w/d) Drucken
Im Personal- und Hauptamt der Stadtverwaltung Suhl ist ab 01.03.2022 die Stelle

MA zentraler Dokumenteneingang / Poststelle (m/w/d)

neu zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Umsetzung der Umstellung der analogen auf die digitalen Postbearbeitungsprozesse
o Aufgabenträger zur Ausführung der digitalen Postbearbeitungsprozesse anleiten und in der Umstellungsphase begleiten
o Prozess der Posteingangsbearbeitung in der Poststelle koordinieren
o Mitwirkung bei der Erstellung von Regeln zur automatisierten Verteilung der Dokumente im DMS
• Mitwirkung an der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems hinsichtlich des digitalen Dokumenteneingangs (als Mitglied des Projektteams)
o projektspezifische Dokumentationen vornehmen
o Vernetzung mit den Sekretariaten als zentraler Ansprechpartner für den digitalen Dokumenteneingang
• Ausführung der digitalen Bearbeitung von Posteingängen für das DMS (u.a. E-Rechnung)
o Posteingänge sichten und sortieren sowie nach definierten Vorgaben aufbereiten
o Eingangspost scannen und in das DMS importieren
o importierte Dokumente hinsichtlich Lesbarkeit, Vollständigkeit sowie ggf. weiterer (Qualitäts-) Anforderungen laufend kontrollieren
• Ausführung der digitalen Bearbeitung von anderen Schriftguteingängen für das DMS (Sonderaufträge)
o Scanaufträge priorisieren und nach dem Schema der digitalen Posteingangsbearbeitung umsetzen
o Schriftguteingänge über zentrale E-Mail-Postfächer verwalten, in das DMS importieren und an die zuständige Organisationseinheit weiterleiten
• Ausführung der analogen Bearbeitung von Posteingängen und -ausgängen
o Eingangspost entgegennehmen, sichten, sortieren, stempeln und in Postfächer der Organisationseinheiten verteilen
o nachweispflichtige Sendungen (z.B. Einschreiben, Pakete) und Ausgangspost bearbeiten
• Absicherung anstehender Fahrten als Kraftfahrer/in, u.a. Dienstfahrten für den Oberbürgermeister oder Postfahrten

An die Bewerber (m/w/d) werden folgende Voraussetzungen gestellt:

• Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• freundliches und offenes Auftreten
• Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität
• Teamfähigkeit
• Kenntnisse im MS-Office
• Führerschein Klasse B

Arbeitszeit:
Es handelt sich hierbei um eine unbefristete Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 32 Wochenstunden.

Bewertung:
Die Stelle ist mit Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet.

Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 30.01.2022 an das Personal- und Hauptamt der Stadtverwaltung Suhl, Friedrich-König-Str. 42, 98527 Suhl.
Aus Kostengründen werden die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt. Bei gewünschter Rücksendung bitten wir um Beilage eines ausreichend frankierten Rückumschlags. Im Falle der Einstellung ist die Vorlage eines kostenpflichtigen erweiterten Führungszeugnisses erforderlich.



 
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Öffnungszeiten der Stadtverwaltung Suhl

Montag  8.00-13.00 Uhr
Dienstag  8.00-17.00 Uhr
Mittwoch  Schließtag
Donnerstag  8.00-18.00 Uhr
Freitag  8.00-13.00 Uhr
1. Samstag
im Monat
 9.00-12.00 Uhr (Bürgeramt)


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